Tips inför motionsskrivande

Årsmötet, eller den ordinarie föreningsstämman är ett viktigt tillfälle för medlemmarna att påverka sitt boende. Därför är det viktigt att ha goda förutsättningar för en fokuserad diskussion och ett bra beslutsunderlag. Jag har börjat på en lista med tips som syftar till högre kvalitet på motionsskrivande och stämmobeslut:

• Motionen bör vara ordentligt genomtänkt, med efterforskningar kring olika alternativ, uppskattning av ekonomiska konsekvenser tillsammans med en vid beskrivning av ärendet.
• Motionen bör vara skriven så att den är enkel att förstå. Välj en bra rubrik, inled med en allmän diskussion eller beskrivning av ärendet och dess konsekvenser. Avsluta med ett tydligt yrkande, som är enkelt att ta ställning till, i form av att-satser.
• Stämman kan i princip bara rösta för eller emot det givna förslaget. Man kan inte efter en diskussion på stämman komma fram till en helt ny frågeställning att rösta om, eftersom detta innebär att man underminerar rätten att i förväg bli underrättad om vilka frågor som skall avhandlas. Motionen bör efter sin inledande diskussion avslutas genom att sammanfatta vad det är som stämman skall rösta ja eller nej till. Finns det olika alternativa eller kompletterande lösningar att ta ställning till bör dessa avgränsas tydligt från varandra. En lösning kan vara att motionen uppdrar till styrelsen att välja det alternativ inom ramen för motionen som den anser vara lämpligast.
• Om en motion avslås kan det få effekten att just det som motionen föreslog INTE kan utföras, förrän ett nytt stämmobeslut tagits. Detta kan få effekten att ideer som i grunden är bra men presenteras med en oprecis frågeställning blockeras. I sådana fall kan det rent av vara en idé att motionsställaren drar tillbaka sin motion under mötet, snarare än att den avslås.
• Ofta är det lämpligt att beskriva vem som ska göra vad, vilka tider som skall gälla och vilka ramar som ska finnas. Är förslaget förknippat med kostnader måste medel utanför budget anslås, vilket kan innebäre en avgiftshöjning. Är förslaget omfattande bör man förvissa sig om att någon är intresserad av att utföra arbetet. I mer komplicerade ärenden kan det vara en idé att låta motionen yrka på att styrelsen skall ges i uppdrag att låta göra en djupare undersökning, snarare än att yrka på ett beslut om faktiskt genomförande. Ett faktiskt genomförande kan kopplas till ett villkor, tex. "om styrelsen finner att förslaget är genomförbart", eller tas upp till beslut på nästa stämma, efter att styrelsen kunnat ta fram ett ordentligt beslutsunderlag.
• Det är mycket viktigt att motionsställaren är närvarande på årsmötet för att svara på frågor inför omröstning, och vid behov kunna dra tillbaka motionen.
• Styrelsen granskar inkomna motioner inför årsmötet och ger stämman en motiverad rekommendation om att anta eller avslå dem.
• Ofta kan det vara en bra idé att diskutera frågan i förväg med andra medlemmar och styrelsen. Det kanske är fler som har liknande tankegångar eller alternativa lösningar. Kanske är det som du vill motionera om redan påtänkt av styrelsen. Kanske behövs det inte ens ett stämmobeslut, och din idé kan omsättas i handling snabbare.

Är det någon som har andra bra tips eller kommentarer?

Det låter som hyfsat bra råd. Vilken typ av ansvar tycker ni att styrelsen har/skall ha inför sina medlemmar? Vad jag tänker på är att de flesta styrelser är av lekmannakaraktär trots att många Brf:er har årsomsättningar på över 10 miljoner. * Vilka krav kan medlemmarna egentligen ställa på att styrelsen sköter upphandlingar och bereder ärenden på ett genomtänkt och grundligt vis? * Att styrelsen tar beslut enligt likarättsprincipen och har föreningens långsiktiga fortlevnad i siktet. * Att styrelsen håller sig á jour med BRL & LEF. * I vilken mån verkar era styrelser vara medvetna om att de kan vara personligt skadeståndspliktiga för försummelser i 3 och upp till 10 år efter avslutad styrelsesejour? Och vilka krav kan man ställa på medlemmarna och deras medverkan i föreningen? På årsstämmor, städdagar m m.

Det är med stort intresse som jag har surfad runt på Brf-online eftersom jag var på jakt efter liknande fall som har drabbat mig. Jag bor i en Brf med 320 medlemmar som nyligen har startad en omfattande renovering som kostar 100 miljoner i runda slängar. Processen med utredningar och upphandling har varit igång i några år och vad jag förstår har det mesta gott rätt till fast besluten har tagits med bara de närmaste sörjande på stämman (runt 40 av 320 möjliga). Men eftersom det handlar om så stora belopp och jag inte har hittad någon kontrollinstans (nu vet jag varför när jag har läst era inlägg) ville jag (och många medlemmar med mig) ändå få en oberoende kontroll av verksamheten från då det började 2004 tills nu. Så jag skickade in följande motion. Till saken hör att jag är sambo sedan 15 år, bostadsrätten står 100% på henne av arvtekniska skäl och jag har fullmakt att föra talan angående allt som har med bostadsrätten att göra: .......... Härmed önskar jag anmälla följande ärende till årsstämman 2009 i Brf: - en omröstning på årsstämman om att genomföra en oberoende granskning av verksamheten från perioden 2004 tills nu. Eftersom styrelsen inte förmår svara tillfredställande på mina frågor och i vissa fall troligtvis bryter mot egna stadgar och bostadsrättslagen är målet med en oberoende granskning av verksamheten att undersöka om styrelsen har följt lagar och bestämmelser från perioden 2004 och framåt. Eftersom utgången i omröstningen påverkar punkten om ansvarsfrihet av styrelsen är det viktigt att omröstningen sker före behandlingen om ansvarsfrihet eller i samband med denna. ............... Som svar fick jag i fredags: Hej Tom, enligt föreningens stadgar, § 28, kan medlem inkomma med motion för behandling på föreningsstämma. Eftersom du inte är medlem i föreningen tas ditt ärende inte upp till behandling. Dock vill vi naturligtvis svara på de frågor du har till styrelsen vilka du inte fått tillfredsställande svar på och ber dig därför skriftligen sända dessa till oss och vi lovar återkomma till dig så snart vi har sammanställt svaren. .............. Det som förvånar mig är att jag kan bli invald i styrelsen som sambo enligt stadgarna men jag är rättslös för att lämna in en motion. Är det någon som vet om detta stämmer? Finns det möjligen prejudikat? Mvh Tom Ellisson

Det stämmer att om du inte är medlem kan du inte föra egen talan på stämman, så det hela beror på hur din fullmakt ser ut. Sen kan jag tycka att din motion är en ganska okonstruktiv missnöjesyttring. Förarbete och tydlighet är A och O. Det vore bra att precisera vem som ska göra vad och när. Jag infogar detta bland tipsen ovan. Det kanske också är en idé att ringa till föreningens revisorer.

Hej och tack för dina konstruktiva kommentarer. Låt mig fylla i lite mer fakta: -Min fullmakt säger att jag har rätt att föra min sambo´s talan och att utöva hennes röst rätt. Den förnyas årligen. All korrespondans mot föreningen som har förts de senaste 10 åren har alltid varit med min underskrift. Enligt min advokat är det en fråga om tolkning. Jag utgick ifrån det självklara fakta att styrelsen skulle förstå att motionen är undertecknad av mig för min sambo´s räkning, men OK "my mistake " :-). Vi får väl se hur det går på årsstämman. - Jag kan hålla med om att motionen inte är konstruktiv. När jag skrev den var det den sista dagen för inlämning så det blev ett hastverk i alla högsta grad. Däremot är förarbetet gedigen eftersom alla händelser som ligger bakom har hållt på i ett antal år. Jag är däremot inte väl insatt i hur en Brf är uppbyggd och fungerar och frustrationen lyser igenom för att styrelsen inte ger några som helst vettiga svar (i mina ögon), och det som är mest skrämmande är otilgängligheten på information. Och tittar man på vilken kompetens som styrelsen representerar skulle ingen vettig investerare låta ett sådant team ta hand om 100 miljoner som dessutom saknar ett officielt kontrollorgan. - I min värld som projektledare- företagare är det naturligt att bli ifrågasatt och granskad speciellt när man handskas med så stora belopp. Granskningen är av allmän karaktär för jag har inga konkreta brottsmistankar. Därför kan det uppfattas som ren missnöjeyttring. - Jag har en dialog med revisorn sedan en tid och precis som du vill han ha precisa frågor. Problemet är att jag inte har tillgång till fakta om jag inte är medlem i styrelsen som inte är särskild förtjust i mig efter denna motion. Moment 22, eller hur. Det possitiva är att jag lär mig mer och mer och särskild nu när jag har hittad detta forum har jag chans att få till en kunning opposition så att vi kan stimulera kvaliteten på styrelsen. Öppenhet är ju trots allt förutsättningen för demokratie även om den är representativ såsom i Brf-ar, eller hur? Stora frågan just nu är hur går jag vidare? Några tips? Mvh Tom Ps. ursäckta mina eventuella stav-, och grammatiska fel, svenskan är inte mitt modersmål. Ds.

Det officiella kontrollorganet är revisorn. Denne utses av stämman och gör den oberoende granskning som du motionerat om. Många föreningar utser dessutom en internrevisor, alltså en vanlig medlem (gärna dock med företagsekonomisk grundkompetens, detaljsinne och avvägningsförmåga). Båda revisorerna ska ha full tillgång till styrelseprotokoll och bokföring. Om korrekt deadline för motioner är passerad står nog ditt enda hopp den här gången till att övertyga revisorerna om dina farhågor. Utöver det, titta framåt. Undvik att bli en "rättshaverist" genom att verka för bättre rutiner, engagera dig som ledamot, suppleant eller internrevisor. Tala med valberedningen. Det finns utmärkta böcker i bokhandeln som täcker det mesta man behöver veta om bostadsrättsföreningar.

Hej Kami och tack för ditt svar. Jag tänker följa ditt råd för en rättshaverist är jag verkligen inte. Jag önskade bara att styrelsen inklusive valberedningen började uppskatta mitt (och andra mmedlemmars) engagemang istället för att ta det som personlig kritik. Men som du säger det gäller att se framåt och skam den som ger sig. Har du något förslag på en bra lärobok? Mvh Tom Ellisson

Bostadsrätt från Björn Lundén har jag lärt mig mycket av. Se länk: